Email必備懶人包3分鐘搞定英文書信 (2)

【商用英文】Email必備懶人包,3分鐘搞定英文書信|20句最常用商用英文

Email必備懶人包3分鐘搞定英文書信 (2)

找學期間實習、寒暑假實習、畢業求職等等想必是大學生或新鮮人都很頭痛的問題,而如果找到的工作是需要常常使用英文的話,那又會面臨另一個頭痛的問題–商用英文。如果正在閱讀這篇文章的你/妳跟剛開始實習的小編一樣,也覺得用英文寫工作上的email很怕出錯,有時甚至需要開超多分頁查email到底怎麼寫的話,繼續讀下去準沒錯!關於商用email、詢報價、請假等等在工作上常用的英文句型小編都在這篇整理好了~

商用Email撰寫重點

究竟一封專業的商用email要包含些什麼呢?畢竟在工作上寄出去的每一封email都是攸關工作與公司的商業英文書信(小編每次寄工作用的信都覺得壓力好大),所以是有清楚架構、格式明確是非常重要的。

常見的工作上的英文書信都會包含「稱謂」、「信函正文」、「聯絡資訊」、「簽名(出處)」,而商用email的撰寫原則上以以下5個重點為主:

  1. 「保持正文明確簡潔」
  2. 「第一段即表明來信目的」
  3. 「第二段提供細節資訊」
  4. 「最後一段總結並重述一次來信目的」
  5. 「感謝收信者閱讀的結語」

底下會介紹幾句實用的句型,最後也會附上完整的範例給大家參考喔~

表達「期待」:

  • look forward to + N / V-ing

舉個例子:
We’re very pleased to inform you that you’ve been selected to participate in an internship in [company], we look forward to hearing from you soon, and congratulations!
我們很開心的想告知您已成功錄取為本次[公司名]的實習生,我們期待能很快收到您的回音,再次恭喜您!。

 

表達「感激」:

  • We would be obliged / grateful/thankful
  • We would appreciate it + if + you would/could + V
  • It would be appreciated

(有沒有人好奇這裡為什麼要用would或could呢?因為用過去式會看起來比較委婉、有禮貌喔!)

舉個例子:
We would be obliged if you would provide us with information on their financial status.
若您能提供他們的財務狀況報表,我們會十分感激。

「煩請告知」

  • Please advise/inform somebody of something
  • Please do not hesitate to let somebody know something

舉個例子:
If there is anything we can do for you, please do not hesitate to let us know.
若有任何我們可以為您效勞的地方,請別客氣,儘管告知。

Please inform us of your available time slot for the interview.
請告知我們您方便面試的時間。

「隨函附上….」

  • We enclosed / have enclosed….
  • Enclosed is/are…..

舉個例子:
Enclosed is the powerpoint of today’s meeting, which includes our latest  catalog and price list.
隨函附上的是今天會議的簡報,裡面包含本公司最新的目錄及價目表。

而說到商業書信的撰寫技巧,就不得不分享一下小編看了覺得收穫良多的youtuber阿滴的影片,話不多說附上連結!

商業英文書信寫作原則與技巧
Business Writing Principles and Techniques

其他工作中常用的英文句型

「請假」

–>請假的種類

1. 事假:personal leave

2. 病假:sick leave

3. 公假:official leave

4. 年假:annual leave 

5. 婚假:marriage leave

6. 產假:maternity leave

7. 陪產假:paternity leave

8. 生理假:menstruation leave
(女生月經來可以說:I’ve got my period.)   

9. 喪假:funeral leave 

來舉幾個請假的例子:
I’d like to take ∕ ask for [上述的請假種類] leave of absence for [數字] days.
我想要請[數字]天的[請假種類]假。

Helen is about to give labor anytime. Fortunately, her boss is very thoughtful and has given her permission to take maternity leave of absence for 3 months.
海倫現在已經隨時都有可能要生產了。幸運的是,他的老闆很體貼,並批准他可以請3個月的產假。

I’d like to take a day off because I caught a cold.
我想請假一天因為我感冒了。

「詢價」:

inquire about the cost/price of sth.

通常在商業上需要詢問價格時我們常會用到一個動詞– inquire (v.) ,這個動詞的中文意思是「詢問」,通常會和 about 搭配使用。話不多說,馬上來舉個例子給你們看!

I’d like to inquire about the cost of your screws.
我想詢問貴公司螺絲的價錢。

「報價」

通常在商業上需要報價格時我們常會用到一個動詞– quote (v.) ,這個動詞的中文意思通常被翻作「引用」,但是在商業英文中則有「報價」的意思。而 quote 的名詞形態為 quotation,就是「報價單」的意思。

話不多說,馬上來舉個例子給你們看!

The UI/UX designer quoted NT $20,000 for designing the website. It’s a little bit above the average market price so we decided to accept the other one’s offer.
該名網站設計師針對網頁設計報價為 20,000 新台幣。這有點高於市價了所以我們決定接受另一位的報價。
The attachment is our quotation, you can refer to it for more details.
附件是我們的報價單,您若想了解更多細節可以參考一下。

(Would you) please quote prices C.I.F./F.O.B. 地名 …
 Would you please quote prices F.O.B. New York for the following items
請您針對下列物品F.O.B 紐約的價格進行報價。

「訂單(數量、下單)」

Place an order :下單

舉個例子:
After placing an order, you can track your package on our website.
當您下訂單後,您就可以在我們的網站上追蹤您的包裹進度。

Estimated time of arrival:預計到貨時間

這個商業用語時常被簡稱為 ETA。而常看到有另一個類似的簡稱是 ETD,代表的是 estimated time of delivery,中文翻譯為「預計出貨時間」。

舉個例子:
We are sorry to inform you that due to the global pandemic, broken supply chain has been a worldwide issue. Thus, the estimated time of arrival of the chips is postponed
我們很遺憾地要通知您,因為全球性傳染病,供應鏈失常已成為全球性的問題。晶片的預計到貨時間也因此延後了。

Minimum order quantity:最少下單數量

通常在商業上會將這個詞簡稱為「 MOQ」,因為生產成本的問題,所以許多公司行會規定最少需要下單多少數量才會出貨。
舉個例子:
If you can’t achieve the minimum order quantity, we can not take your order.
如果你沒有達到最少下單數量,我們就無法接受您的訂單。

Volume discount:多件優惠、批量作價

舉個例子:
The retailer provides a 5% volume discount for orders over 400 items.
零售商對於超過400件的訂單會提供 95 折的多件優惠折扣。

以上就是工作上常會使用到的英文,小編也是長大才知道職場上原來還有許多英文商業術語要學習!小編在這裡祝福每個在求職的讀者都能順利找到自己想要的工作><

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